Новости

альбрехт дейли, беата штайгмайер

и коллектив авторов.

(Продолжение. Начало см. В n 34-37, 40-42, 44, 45,

47-50 за 1997 г.; n 4, 5, 9).

__________________

* "controller und controlling". albrecht deyhle, beat

steigmeier und autorenteam. - bern, stuttgart, wien: haupt,

1993. (c) 1993 by paul haupt berne. Издание этой книги на

русском языке производится "финансовой газетой" на основе

лицензионного договора.

8.12.2. Почему именно контроллер должен

стать диспетчером?

диспетчер должен устанавливать порядок и методику

взаимодействия отделов, он обрисовывает проблемы

(визуализирует их), переспрашивает, координирует, управляет,

складывает воедино и протоколирует. Он работает с помощью

подручных средств, например доски для записей и фломастеров,

карт, схем, наглядных пособий. Отсюда видно, что задачи,

методика и вспомогательные средства диспетчера и контроллера

очень схожи друг с другом.

Когда диспетчер проверяет, в верном ли направлении

идет развитие, то он, вольно или невольно, становится

контроллером. Если контроллер на конференции по бюджету

координирует увязку различных частей финансового плана в

единое целое, то он, хочет того или нет, действует как

диспетчер. Диспетчирование - это интегрированная часть

работы контроллера. Регулирование дискуссии с менеджером,

координация работы конференции по стратегическому развитию

предприятия сегодня бесспорно относятся к функциям

контроллера. Однако новые обязанности требуют свободного

владения техникой и инструментарием диспетчирования.

Контроллеру, который не способен быть диспетчером,

грозит опасность превратиться в обычного контроллера.

8.12.3. Диспетчирование означает общение с коллегами.

8.12.3.1. Больше различных мнений - больше

шансов успеха.

В одной рабочей группе, разрабатывающей проект, или в

единой команде, решающей ту или иную проблему, собираются не

только специалисты в различных профессиональных областях, но

и прежде всего люди с разными характерами. Проектная группа

состоит, как правило, из представителей различных социальных

слоев, каждый из ее участников занимает разное положение на

иерархической лестнице, получил разное образование. За счет

этого появляется возможность проанализировать проблему с

всевозможных позиций и соответственно выработать несколько

нестандартных подходов к ее решению.

От способностей и возможностей диспетчера, его

восприятия ситуации зависит, удастся ли сполна использовать

заложенный в проектной группе потенциал. Наряду с

профессиональными качествами диспетчеру необходимо проявить

знание законов психологии коллективного общения, отношений,

возникающих между людьми, ему нужно уметь правильно

реагировать в различных ситуациях. Подобные качества

приобретают решающее значение. Именно диспетчер должен

следить за тем, чтобы, используя специальные методические

средства, например технику мозгового штурма, или 30-

секундное правило длительности высказывания, в дискуссию

"втянулись" робкие, молчаливые участники. С другой стороны,

диспетчер должен останавливать, когда это необходимо,

авторитарных членов группы, "тормозить" любителей поговорить.

8.12.3.2. Способствовать взаимодействию

профессионалов.

Если один спортсмен тянет тележку вперед, а другой -

назад, то повозка сдвинется или в ту или в другую сторону. В

худшем случае тачка останется на месте при условии, что силы

атлетов окажутся равными.

Если перенести этот пример на работу предприятия, то

он означает, что силы всех подразделений фирмы должны быть

направлены в одну сторону, для достижения единой цели.

Как это отражается на деятельности диспетчера? он

должен помочь проектной группе совместными усилиями

разработать и сформулировать общую цель. Диспетчеру нужно

записать решаемую задачу и вывесить ее для всеобщего

обозрения. Формулировка должна быть ясной и простой, чтобы

допустить единственную интерпретацию. Время, потраченное на

эту работу диспетчером, впоследствии окупится с лихвой.

8.12.3.3. Находить выход из конфликтных

ситуаций.

Конфликты останавливают, сдерживают прогресс, создают

новые проблемы. Это нередко происходит в группах, где

сталкиваются различные точки зрения. Спор тогда приводит к

негативным последствиям, когда в конфликте задеваются

личности или дискутируемая проблема не решена. Задача

диспетчера состоит в том, чтобы распознать причины

столкновения интересов, заслушать стороны, способствовать

тому, чтобы спор вел не к раздору, а к совместному поиску

верного решения.

Различные мнения по той или иной проблеме показывают

одновременно, что к цели могут вести сразу несколько путей.

Диспетчер не должен втягиваться в дискуссию, какое из

предложений правильное, а какое - нет. Его задача в том,

чтобы нащупать общие моменты и определить путь, движение по

которому обещает скорее всего решить поставленный на

обсуждение вопрос. Тогда спор выльется в конечном итоге в

творческий процесс развития.

8.12.4. Как это делается?

8.12.4.1. Человек (диспетчер) - это ключ к успеху.

Чтобы привести рабочую группу к общей цели, знания

техники и методики управления недостаточно. Сами личностные

качества диспетчера - это тот фактор, который во многом

определяет успех или неудачу работы целого творческого

коллектива.

Диспетчер должен осознавать свои собственные слабости

и сильные стороны. Ему нужно больше общаться с коллегами,

принимать людей такими, каковы они есть, и внимательно

относиться к любой, даже самой на первый взгляд невероятной

идее. Необходимо пресекать ситуации, когда отдельные

личности становятся предметом насмешек или голоса некоторых

участников группы не принимаются всерьез. Только в

обстановке взаимного доверия и терпимости можно ожидать

активной и плодотворной работы всех участников проектной

группы.

8.12.4.2. Техника - это не все, но без техники

все - тоже ничего.

Диспетчер определяет методику и технику работы. Только

он один отвечает за это и потому не вступает с членами

коллектива в дискуссии по поводу методических вопросов. В

таких случаях диспетчер не только вправе, но и обязан

действовать авторитарными методами.

В подобных вопросах необходимо обладать определенной

компетентностью. Для этого нужно учиться и нарабатывать опыт

в тренировках и общении (рис. 43).

Рис. 43. Набор инструментов модератора

(см. Графический файл 81110gr1.jpg).

8.12.4.3. Размытые границы между диспетчером

и участником группы.

Когда контроллер действует как диспетчер, он постоянно

сталкивается с проблемой исполнения одновременно двойной

функции: в качестве нейтрального диспетчера, с одной

стороны, и участвующего в дискуссии контроллера - с другой.

В этой ситуации необходимо следовать трем основным

правилам: 1) осознать, какую роль играть: контроллера или

диспетчера; 2) открыто сообщить другими участникам группы о

выбранной позиции; 3) если диспетчеру приходится втягиваться

в дискуссию в качестве непосредственного участника, то не

следует стесняться временно передать роль диспетчера другому

члену проектной группы (он может даже на некоторое время

стать руководителем).

Если диспетчеру удастся достичь подобной открытости,

то опасность потерять контроль за развитием дискуссии в

группе будет в значительной степени минимизирована.

8.12.4.4. Диспетчер работает в команде.

Чем больше группа по количеству участников, тем

труднее диспетчеру контролировать общую картину событий,

поддерживать равновесие между дискутирующими и одновременно

вести протокол совещания.

Эту задачу можно значительно облегчить, если разделить

общую работу между двумя диспетчерами. При этом важно четко

распределить обязанности между ними:

первый диспетчер полностью концентрируется на работе в

группе, пробуждает активность участников и следит за

поддержанием баланса мнений по ходу обсуждения;

второй диспетчер ведет протокол дискуссии, обобщает

высказывания и следит за соблюдением временного графика хода

совещания.

Если нельзя найти партнера по ведению собрания, то

отдельные диспетчерские полномочия рекомендуется

делегировать непосредственно членам рабочей группы

(например, контроль за временем, ведение протокола,

последующее обобщение результатов обсуждения темы).

9. Служба контроллинга и информационный

менеджмент.

Является на сегодняшний день также результатом обработки

баз экономических данных средствами информатики. Информация

записывается на компьютере и отображается на его экране.

Производство информационной продукции, например, в

бухгалтерском учете, как это было описано в третьей главе

настоящей книги (см. "Фг" n 36, 37 за 1997 г.), Связано

одновременно с проблемой преобразования и использования по-

лученных сведений. Данные бухгалтерского учета основываются

на первичной информации, полученной из сфер учета расхода

производственных ресурсов и складского учета материальных

ценностей. Автоматизированное программное средство,

используемое при строительно-конструкторских разработках,

как, например, система кад ("cad - computer aided design"

или "дизайн на персональном компьютере" (англ.),

Одновременно соединяется с автоматизированной системой

калькулирования стоимости проекта (примером служит система

как - "cac - computer aided calculations", или

"калькулирование на персональном компьютере" (англ.).

КОнтроллинг с точки зрения экономики предприятия означает

непрерывное экономическое и информационное сопровождение по-

льзователей данных, т. Е. Менеджеров. С этих же позиций

следует оценивать и сопровождающее контроллинг внедрение

информатики в процесс управления, будь то использование

персональных компьютеров или же работа на

мультифункциональных рабочих станциях с индивидуальной

системой входа-выхода и обработки данных.

Общее поле деятельности менеджера и контроллера, как

то было проиллюстрировано на рис. 3 (см. "Фг" n 34 за 1997

г., С. 11), необходимо теперь дополнить изображением

персонального компьютера (рис. 44). Сегмент, характеризующий

область совместного приложения сил менеджмента и

контроллинга, в форме отчетности отображается на экране

пэвм. Клавиатура используется в ежедневной работе и

руководителем, и контроллером. Если экран невелик по

размеру, например на персональном компьютере, то это не

ограничивает притока информации, даже наоборот: чтобы

разглядеть цифры на маленьком дисплее, нужно еще больше

сблизиться по ходу работы. Рисунок характеризует тем самым

дух кооперации по ходу решения общих проблем. В академии

контроллинга в пригороде мюнхена г. Гаутинге процесс

сближения менеджмента и контроллинга обозначают неологизмом

"das proloet", прилагательным "proloetisch", что можно

перевести как "общая работа в единой команде по решению

проблем" (происхождение - сокращение сложного слова "das

prooblemloesungsteam" (нем.). ИНтересующиеся этой проблемой

могут обратиться к разделу 8.12 настоящей книги ("контроллер

в качестве диспетчера").

Рис. 44. Совместная работа контроллера

и менеджера в едином информационном поле

(см. Графический файл 81110gr2.jpg)

При этом речь идет не о том, что контроллер постоянно

вводит данные с помощью клавиатуры, а менеджер лишь

наблюдает. Напротив, менеджер лично вносит свою лепту в

общее дело. Если руководитель отдела продаж, технический

специалист или исследователь сам "на ты" с компьютером, то

он будет, конечно же, далек от того мнения, что "машина-де

все сосчитает сама".

Электронная записная книжка в руках менеджера

превратилась в его рабочий инструмент, служащий для того,

чтобы вводить и анализировать необходимую информацию. Но

расчет на компьютере не всегда так скор, как это можно себе

представить. Для того чтобы исчислить количество

затрачиваемого в процессе производства и управления времени

или спланировать объемы реализации, необходимо осмыслить

многие факторы, ведь речь идет, в частности, о том, какими

средствами можно выполнить запрограммированную на будущее

работу. Экран компьютера позволяет лучше оценить полученную

информацию.

9.2. Обработка информации в контроллинге

лишена системности, контроллеры вынуждены

"вариться в собственном соку".

В современных условиях обрабатываются огромные массивы

экономической информации. Однако программные средства,

используемые в системе контроллинга, по-прежнему трудно

совместимы. Контроллинговая информация остается единичным

продуктом, получаемым с использованием многочисленных слабо

связанных между собой программ. Как проиллюстрировано на

рис. 45, специальная информация поступает менеджеру напрямую

или через посредство контроллера. В результате у

руководителя скапливается значительный объем более или менее

удачно продуманной отчетности. Однако зачастую информация

дублируется, интерпретируется по-разному, ведь каждый

программный продукт отражает предпринимательскую философию,

образ мышления специалистов различных фирм-изготовителей.

Рис. 45. Информация менеджмента во времена

"бумажных папок"

(см. Графический файл 81111gr1.jpg).

ЕСли же разработка и обновление программного

обеспечения, используемого как в сфере управления, так и

специальными отделами, продвигаются на предприятии в единой

логической последовательности, то контроллеру удается занять

посредническую нишу, координировать процессы прохождения

информации между специальными отделами, сектором

информационного обеспечения и менеджментом компании.

Контроллер пытается в этом случае связать воедино, подвести

под одну крышу технические требования к системе

автоматизированной обработки информации, требования к

обработке специфической отраслевой информации и философию

составления отчетности на предприятии. Это триединая задача

отображена на рис. 46 в виде общего поля совместных действий

контроллинга, информатики и специальных подразделений

предприятия. Задача контроллера заключается в том, чтобы

предотвратить "отфутболивание" данных информационной службой

специальным подразделениям фирмы и наоборот. Обе стороны в

этом случае удовлетворены тем, что в лице контроллера они

находят грамотного пользователя информации, который в

состоянии ясно обозначить требования к ее обработке и

анализу.

Рис.46. Наложение задач и интересов специального

отдела, контроллера, информатики

(см. Графический файл 81111gr2.jpg).

ТАким образом, система обработки экономической

информации на предприятии продуцирует именно ту информацию,

которая действительно необходима ее пользователю. Такая

эффективность достигается за счет интенсивного и

скоординированного анализа контроллером поступающих данных.

Возникающие на самом предприятии и в окружающей его внешней

среде изменения приводят к появлению все новых и новых

потребностей в той или иной информации. Первичная обработка

данных незнакомого вида длится, однако, довольно долго,

иногда даже слишком долго. "Узкие места", возникающие на

рынке рабочей силы программистов и аналитиков систем

электронной обработки информации, еще более обостряют

ситуацию. В таких условиях контроллер может обеспечить

своевременное составление необходимой отчетности только

посредством многочисленных ручных расчетов и дополнений.

9.3. Контроллер во времена информационной

в настоящее время понятие "обработка данных средствами

эвм" повсеместно заменяется термином "информатика". Правда,

постоянно появляются все новые и новые обозначения. Согласно

сегодняшним воззрениям не компьютер, не машина стоят в

центре системы решения проблем. Составители программ

значительно меньше концентрируются на задаче обработки

информации как таковой. Гораздо более серьезная проблема -

это довести информацию до потребителя, преобразовать ее в

удобно воспринимаемую форму. На предприятии эта проблема

решается с помощью системы информационного менеджмента. При

этом нельзя забывать о тройном значении решения проблемы:

для пользователя информации (менеджера), для советника по

внедрению новых программных средств (контроллера) и для

качества обработки информации непосредственно машиной

(персональным компьютером).

Программы, составленные в диалоговом режиме,

значительно облегчают общение сотрудника предприятия с

компьютером на рабочем месте. Проблема "черного ящика",

каким многим начинающим пользователям кажется компьютер,

потеряла свою остроту. Работник может непосредственно

проследить на экране за результатами ввода данных, за своими

действиями и решениями. Кроме того, в значительной мере

совершенствуются технические возможности компьютеров,

появляются автоматизированные системы управления,

программные пакеты типа "рабочее место руководителя,

бухгалтера и т. Д.", А также другие продукты, именуемые в

целом системами индивидуальной обработки информации.

Совершенные языки программирования и средства обработки

графической информации позволяют просвещенному пользователю

самостоятельно искать возможности для наиболее удачного

преобразования информации. Работа в диалоговом режиме и

системы индивидуальной обработки информации идеальным

образом помогают в ходе творческих поисков. Рабочая команда,

разрабатывающая проект (см. Рис. 44), обрабатывает и

преобразует информацию на экранах своих пэвм.

Без персональных компьютеров, соединенных в единую

сеть, представить себе рабочее место контроллера стало

невозможно. Роль пк в каждодневной деятельности контроллера

весьма разнообразна: это и запрос сведений из банков данных

с помощью конвенционных приложений, это и использование

индивидуальных систем обработки информации, размещенных как

на центральном компьютере в сети, так и на персональном

компьютере сотрудника, это и самостоятельное решение

контроллером достаточно сложных задач планирования и

анализа, что приобретает особое значение в работе средних по

размеру предприятий.

(Продолжение следует)