Новости

Модуль "бюджет" системы "галактика" - инструмент финансового менеджера.

Мы продолжаем публикацию материалов, посвященных автоматизации управления важнейшим ресурсом предприятия - финансами. В предыдущей статье ("фг", n 38, с.14) был рассмотрен комплексный подход к этой проблеме, использованный в новых разработках корпорации "галактика".

Весь бизнес-процесс бюджетирования в компании можно разбить на следующие этапы: планирование (составление) бюджетов различных уровней; согласование и утверждение бюджетов; формирование фактических показателей бюджета; анализ исполнения бюджета; проведение корректировок бюджета.

Рассмотрим реализацию каждого этапа бюджетирования средствами новой разработки корпорации "галактика" - модуля "бюджет" - более подробно.

Этап планирования (составления) бюджета.

Цель первого этапа бюджетирования - формирование соответствующих плановых показателей.

Структура бюджетов предприятия является, как правило, иерархической и отражает подчиненность центров ответственности - подразделений, для которых формируется собственный бюджет. В соответствии с этой иерархией производится агрегация бюджетов "нижнего уровня" в корпоративный бюджет. В системе поддерживается возможность агрегирования бюджетных статей по нескольким вариантам оргструктуры, например по функциональному признаку или балансовым единицам в составе предприятия (корпорации).

На этапе формирования бюджета необходимо задать типовые периоды планирования, способы расчета статей бюджета, определить аналитические разрезы по этим статьям и, наконец, описать типовые формы бюджетов. Ввиду разнообразия возможных источников информации для бюджета эффективная технология финансового планирования должна поддерживать работу с разными типами исходных данных. Так, плановые показатели бюджета могут быть сформулированы на основе статистических и экспертных оценок или на основе данных прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов, влияющих на ту или иную статью или группу статей. Примерами внешних факторов могут служить индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и др. В модуле "бюджет" предусмотрена возможность указать один или несколько внешних факторов и задать несколько вариантов динамики значений ("сценариев поведения") каждого фактора.

Эта технология позволяет финансовым менеджерам анализировать альтернативные варианты реализации проектов, учитывая при финансовом планировании влияние рисков различной природы.

Плановые данные могут быть сформированы также с помощью модуля "управление договорами" системы "галактика", где содержится информация по календарным планам платежей и отгрузок по договорам. Кроме того, плановые данные можно сформировать расчетным способом. Определенные статьи (прибыль, некоторые налоги) могут быть рассчитаны с помощью формул из других показателей бюджета.

Следует отметить, что на этапе финансового планирования в системе может существовать несколько вариантов бюджета, которые соответствуют различным сценариям развития ситуаций, влияющих на бюджет (например, пессимистичный вариант бюджета будет соответствовать падению объемов продаж, увеличению затрат на приобретение сырья и т.П.).

ЭТап согласования и утверждения бюджетов.

Этап согласования и утверждения бюджетов представляет собой итерационную процедуру. Поддержка этой процедуры - важный элемент эффективной системы бюджетирования. В модуле "бюджет" системы существует возможность хранить и сравнивать данные по всем итерациям согласования бюджетов. Рассмотрим один из возможных вариантов такого согласования.

В различных подразделениях сформированы бюджеты, которые автоматически агрегированы в финансовом управлении компании или холдинга. Получены критические показатели (например, чистый денежный поток, прибыль) и принято решение произвести корректировку. В соответствии с этим исправлены некоторые показатели бюджетов подразделений. После корректировки бюджетов подразделений вновь были рассчитаны критические показатели. Таким образом, после нескольких итераций формируется обязательный к исполнению вариант бюджета.

Формирование фактических показателей бюджета.

Для управления процессом исполнения бюджетов необходимо иметь технологию и инструментарий расчета соответствующих фактических показателей. Источником формирования фактических данных об исполнении бюджетов может быть информация контуров бухгалтерского учета и оперативного управления системы "галактика".

Для того чтобы данные контура бухгалтерского учета попали в модуль "бюджет", необходимо настроить расчет фактических показателей бюджета через настройки алгоритмов обработки бухгалтерской информации. В тех случаях, когда уровень детализации бухгалтерского учета не удовлетворяет финансовую службу, в системе предусмотрен механизм автоматической разноски оперативных (накладные, акты выполненных работ и т.П.) И бухгалтерских (платежные поручения, входящие платежи, акты на получение векселей и т.П.) Документов по показателям бюджета. В зависимости от бизнес-процессов конкретного предприятия разноску оперативных и бухгалтерских документов системы по показателям бюджета может осуществлять как сотрудник финансовой службы, так и бухгалтер, обрабатывающий документ с помощью механизма типовых хозяйственных операций. Данные по неавтоматизированным подразделениям или некоторым статьям бюджета могут быть введены в систему вручную.

Анализ исполнения бюджета.

Для проведения анализа исполнения бюджета предусмотрены возможности сравнения плановых и фактических данных прошлых или текущего периодов, расчета процентного отклонения плановых и фактических данных по статьям, получения отчетности план/факт в различных аналитических разрезах. Использование модуля "бюджет" предоставляет пользователям возможность настройки соответствующих экранных форм.

Проведение корректировок бюджета.

По результатам анализа исполнения бюджета проводятся корректировки бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных. В модуле "бюджет" имеются развитые средства для хранения всех бюджетов до и после проведения корректировок и для сравнения этих бюджетов по настраиваемым критериям.

Завершая обзор возможностей, реализованных в системе средствами модуля "бюджет", остановимся на основных преимуществах нового проектного решения:

возможность глубокой интеграции с "галактикой", а, следовательно, автоматизированного получения оперативных данных для финансового планирования и мониторинга исполнения бюджета;

поддержка сложной оргструктуры и иерархии бюджетов;

наличие мощных средств для бюджетного моделирования, развитая технология поддержки глубокой бюджетной аналитики;

возможность учета внешних факторов при составлении бюджета, в том числе динамических (риски, индексы, инфляция, колебания рыночной конъюнктуры и т.Д.);

Высокие эргономические характеристики.

В заключение отметим, что комплексный подход к финансовому менеджменту позволяет достичь высокой степени финансовой управляемости предприятия, необходимой в условиях рыночной конкуренции, поддержать инициативную рыночную ориентацию и обеспечить руководителей и специалистов технологиями и инструментом для принятия выверенных информационно подкрепленных решений.

С. Яблоновский, руководитель аналитического центра корпорации "галактика".