Новости

Оперативное управление финансами с использованием системы "галактика".

Задача оперативного управления финансами состоит в преодолении знакомой финансистам ситуации: все платежи вдруг скапливаются вместе и именно в тот день, когда денег на счетах мало. Без оперативного контроля и прогнозирования состояния финансовых ресурсов предприятия нередки ситуации, когда временный дефицит платежных средств срывает все тщательно составленные планы - как бы ни был хорошо составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение.

Большое число контрагентов, диверсифицированная хозяйственная деятельность, применение разнородных финансовых инструментов значительно осложняют организацию и контроль за движением платежных средств предприятия, поэтому при решении задач оперативного управления финансами существенную помощь специалистам финансовых служб оказывает специализированное программное обеспечение. В частности, новые решения в области оперативного управления финансами реализованы в последних версиях системы "галактика". Составление детального прогноза состояния всей совокупности финансовых ресурсов предприятия, подготовка плана-графика платежей и поддержка процесса его исполнения - основное назначение нового модуля "платежный календарь".

От формирования заявок на оплату до контроля за исполнением финансовых обязательств.

С помощью модуля "платежный календарь" в финансовой службе предприятия собирается информация о предстоящих платежах контрагентам и выплатах денежных средств, поступающая из различных функциональных подразделений (сбыта, снабжения, коммерческого отдела и т.Д.), Проверяется соответствие заявок на платежи бюджету или лимитному плану подразделений. Средства модуля позволяют выполнить прогноз поступления денежных средств от заказчиков, причем двумя способами: на основе договоров, календарных планов по договорам, счетов, а также на основе месячного прогноза выручки.

Основной информационной базой модуля "платежный календарь" являются данные из функциональных подразделений предприятия. Если на предприятии внедрена и используется система "галактика", то заявки на оплату формируются по счетам поставщиков в контуре оперативного управления системы, откуда автоматически поступают в модуль "платежный календарь". Часть заявок можно ввести вручную: на уплату налогов, выплату зарплаты, хозяйственные нужды, предстоящие командировки и т.Д.

По определенным видам платежей (например, аренда) фиксируются периодические заявки, которые автоматически формируются за определенный период. Таким образом, в этом модуле хранятся данные о планируемых входящих и исходящих финансовых потоках, образующие информационную основу для составления платежного календаря - плана-графика осуществления платежей. С его помощью можно планировать финансовую деятельность в рамках бюджетных ограничений. Следует отметить, что такую возможность предоставляют пользователям далеко не все системы автоматизации финансового управления.

После того как все заявки на оплату собраны, они проверяются на соответствие бюджету подразделения, а также установленным лимитам. Для этого заявки привязываются к статьям бюджета, сформированным в модуле "бюджет" системы "галактика" ("финансовая газета". n 44, 2000). Если заявка не превышает установленных лимитов или руководство согласно на их превышение, то заявка переводится в состояние "исполняемая". На данном этапе руководитель финансовой службы также может управлять нагрузкой на бюджет, устанавливая приоритетность оплаты заявок и исполнения других финансовых обязательств.

По исполняемым финансовым обязательствам (заявкам, принятым к исполнению) финансовой службой принимается решение о сроке оплаты, типе и источнике платежного средства. Чтобы принять предварительное решение, финансовый менеджер должен располагать данными об остатках на расчетных счетах и в кассах предприятия. Ввод остатков по счетам может осуществляться как непосредственно в модуле "платежный календарь", так и на основе данных по счетам бухучета.

Модуль "платежный календарь" позволяет представить наглядную картину движения средств предприятия, рассчитать планируемые остатки или дефициты средств в будущие периоды. После построения группировок и фильтров можно составить план-график платежей (платежный календарь) и обеспечивать его исполнение, формируя соответствующие финансовые документы, которые автоматически попадают в контур бухгалтерского учета системы "галактика". Бухгалтеру после дополнительной проверки остается только распечатать их или передать в банк по системе "банк - клиент".

По данным платежного календаря легко выявить моменты, когда возникает дефицит или, наоборот, избыток свободных платежных средств, и заранее принять решение о том, чтобы изменить сроки, способ или источник оплаты. При этом совершенно не обязательно проводить балансировку календаря в рабочей версии плана. Можно скопировать календарь, "проиграть" на копии различные варианты решений и, выбрав наиболее эффективное, перенести его в основное рабочее поле платежного календаря. График платежей можно переигрывать и по мере фиксации сведений о фактическом поступлении денежных средств от клиентов.

Несколько слов о возможностях.

С помощью модуля "платежный календарь" финансовые менеджеры могут вести краткосрочное (до одного месяца) планирование расчетов с контрагентами как денежными средствами, так и ценными бумагами.

Средства модуля дают возможность минимизировать штрафные санкции, составить оптимальный план-график денежных выплат.

Функционал системы "галактика" для оперативного управления финансами позволяет планировать поступление денежных средств на банковские счета предприятия, размещение и снятие средств с депозитов, продажу/закупку валюты, а также контролировать баланс расходов и поступлений с учетом ликвидной "подушки" по каждому из видов средств.

Кроме того, в модуле "платежный календарь" предусмотрено составление оперативных отчетов о движении денежных средств - их поступление и расходование по банковским счетам (расчетным, валютным, ссудным и т.П.) Для последующего анализа финансовой деятельности предприятия, оценки его состояния и определения перспектив развития.

К основным преимуществам модуля "платежный календарь" относятся: интеграция с другими функциональными контурами системы, поддержка финансового моделирования, высокие эргономические характеристики, развитые средства для настройки на специфику предприятия-заказчика.

Следует подчеркнуть, что разработчики модуля "платежный календарь" уделили особое внимание его эргономическим характеристикам. Сотрудникам финансовых служб не придется работать с массой объемных таблиц, поскольку в модуле предусмотрен доступ к компактным настраиваемым экранным формам. Поддерживается возможность интеграции с электронными таблицами, имеющими развитые средства графического представления данных, что позволяет, в частности, строить и анализировать диаграммы cash-flow.

Таким образом, использование модуля "платежный календарь" обеспечивает комплексную поддержку всего спектра задач оперативного управления финансовыми ресурсами - от сбора и формирования заявок на платежи, построения и балансировки графика платежей до получения данных о движении денежных средств.

Т. Остромогильская, руководитель проекта корпорации "галактика".