Новости

Опыт внедрения системы "галактика" в нефтяной компании "сиданко".

В последние годы многие руководители уделяют особое внимание повышению эффективности управления предприятием, применяя разные подходы к решению этой проблемы. В качестве инструмента совершенствования управленческой схемы часто рассматривается комплексная автоматизированная система управления предприятием. Как показывает практика, для достижения успеха в таком сложном деле, как ввод в эксплуатацию полнофункциональной информационной системы, необходимо выполнение ряда условий.

Как организовать процесс внедрения системы? что способствует получению максимального результата от применения системы? обобщая наш опыт, постараемся в данной статье ответить на эти и другие вопросы, связанные с проектом комплексной автоматизации крупной компании.

Проект автоматизации и его особенности.

В 1999 г. Руководством нефтяной компании "сиданко" было принято решение о полномасштабном внедрении системы комплексной автоматизации управления предприятием "галактика" в центральном аппарате.

Нефтяная компания "сиданко" - крупный холдинг, в состав которого входят головная компания и двенадцать дочерних предприятий. В нем поддерживается полная производственно-логистическая цепочка: геологоразведка, добыча нефти и газа, их транспортировка, переработка и сбыт нефтепродуктов и продуктов нефтехимии. Головной офис находится в москве и занимается всей коммерческой деятельностью компании.

Поэтому была необходима система, которая позволила бы получать оперативную и достоверную информацию для анализа состояния дел в разных подразделениях, в едином информационном пространстве регистрировать и проводить все коммерческие операции, оформлять заключение сделок, вести договоры и отражать их в бухгалтерском учете и финансовой документации.

Перед началом проекта по внедрению системы "галактика" в головном офисе компании была проделана большая подготовительная работа. Совместно с разработчиком были определены задачи, сроки и этапы проекта, направления его развития, разработаны мероприятия по адаптации системы к особенностям нефтяного бизнеса.

Схематично этапы освоения системы можно обозначить следующим образом: первый этап - предпроектное обследование предприятия, описание существующих информационных потоков, второй этап - настройка системы, инсталляция, адаптация к специфике бизнеса компании, третий этап - ввод системы в промышленную эксплуатацию, заключительный этап - поддержка средствами системы всей текущей отчетности, включая бухгалтерский баланс.

Проект внедрения системы комплексной автоматизации управления в головном офисе компании имел ряд особенностей:

на всех этапах его реализации предусматривалось тесное взаимодействие фирмы - разработчика системы и компании "сиданко" (с обеих сторон проект курировался на уровне топ-менеджеров);

работы начались с введения не бухгалтерских и финансовых модулей, как это часто бывает в подобных проектах, а подсистем оперативного учета и с организации ввода первичных документов;

были осуществлены мероприятия по оптимизации документооборота головного офиса компании, решены многие методологические вопросы, произошли серьезные структурные изменения;

важную роль в реализации проекта играла служба методологии учета головного офиса "сиданко";

система "галактика" в процессе ее внедрения и эксплуатации в компании получила дальнейшее развитие и была адаптирована к специфике отрасли.

С помощью системы было разработано около 100 отчетных форм. Первоначально разработкой отчетов занимались специалисты "галактики", однако затем в соответствии с планами развития проекта, в короткие сроки изучив технологию работы с системой, сотрудники ит-департамента "сиданко" стали самостоятельно осуществлять ее обслуживание и настройку. В настоящее время специалисты фирмы-разработчика выполняют только техническую поддержку эксплуатации системы (консультирование, поставка новых версий, отслеживание изменений в законодательстве).

Были доработаны или специально спроектированы ее отдельные модули. Например, ведение договорной деятельности является одной из важнейших бизнес-задач головного офиса компании, поэтому был значительно развит модуль "управление договорами". Сегодня работа практически со всеми коммерческими операциями, включая те, что касаются хозяйственных закупок, ведется с помощью этого модуля. Еще один модуль системы, который также был перепроектирован с учетом особенностей компании, "векселя и кредиты". В частности, реализована поддержка учета многократного обращения векселей и сложных процентов по кредитам.

Результаты внедрения системы.

Одна из главных задач, которая была решена в ходе реализации проекта, - добиться, чтобы все службы и подразделения "сиданко" работали в едином информационном поле, получая доступ к необходимым им бизнес-данным.

Сегодня в едином комплексе функционируют модули "управление договорами", "управление снабжением и сбытом", "складской учет", "поставщики, получатели", "векселя и кредиты", "заработная плата" и все участки бухгалтерского учета. Благодаря системе был достигнут значительный успех в области оперативного управления. Средства системы дают возможность получать полный ежедневный материальный баланс компании.

Внедрение системы "галактика" позволило оптимизировать бизнес-процессы и упорядочить информационные потоки центрального офиса компании. С помощью системы можно получать практически любую информацию, выставлять счета по отгрузке и снабжению, проводить все платежи, составлять акты сверок и др.

Средства автоматизации управления сбытом и снабжением применяются для регистрации первичных документов, на базе которых готовится отчетность, отражающая состояние сделок, выполнение контрактов, осуществление платежей, текущие задолженности контрагентов и пр.

Модуль складского учета "галактики" применяется для учета хранения и движения нефти и нефтепродуктов.

В системе поддерживаются все учетные задачи. Электронные первичные документы создаются в месте их возникновения, например в москве или в саратове, и автоматически преобразуются в те или иные бухгалтерские проводки. Это способствует строгому контролю, отсутствию разноречивой информации и ошибок.

В "галактике" отражается вся цепочка исполнения любой сделки - от проекта контракта до финансовых результатов, включая все промежуточные стадии и состояния, текущие документы и анализ. Информация попадает в систему в месте ее возникновения. Департамент информационных технологий "сиданко" выполняет функции координатора этих процессов, отвечает за технологические схемы реализации всех бизнес-процессов в системе, ее общее функционирование, разработку отчетности.

В заключение отметим, что в ходе реализации проекта была создана рабочая группа. Со стороны нашей компании в нее вошли специалисты по ит-технологиям, представители всех функциональных служб и подразделений, деятельность которых должна быть автоматизирована. Со стороны "галактики" - специалисты отделов консалтинга, пусконаладочных работ, технической поддержки, учебного центра.

Любая интегрированная управленческая система - сложный продукт, который изучить самостоятельно весьма сложно. В этом случае пользователь не сможет получить полное представление о функциональных возможностях системы, составе и объеме работ по вводу ее в эксплуатацию и о том эффекте, который может быть получен в результате ее применения. Обучение специалистов нашей компании проходило в несколько этапов. Еще до начала внедрения системы в учебном центре "галактики" проводилась подготовка специалистов рабочей группы. Затем обучение прошли сотрудники функциональных подразделений: специалисты "галактики" проводили семинарские занятия непосредственно на рабочих местах. На заключительном этапе внедрения системы подготовку пользователей вели специалисты департамента информационных технологий компании.

Для успешного внедрения полнофункциональной системы необходима всесторонняя поддержка этого проекта со стороны руководства предприятия. Информационная система - это инструмент, применение которого влечет за собой изменение системы управления компанией, а это уже не техническая задача и решить ее без серьезной административной поддержки практически невозможно. Руководители предприятия должны четко определить, какую цель преследует проект. Следует отметить, что в нашей компании внедрение системы не рассматривалось как самоцель.

Главной нашей задачей было повышение эффективности управления компанией. Благодаря внедрению комплексной информационной системы головной офис компании "сиданко" имеет гораздо более эффективную систему управления.

С. Юрчук, вице-президент компании "сиданко", а. Хитров, директор департамента информационных систем и автоматизации компании "сиданко".