Новости

в программах "парус".

Сегодня мы рассмотрим вопросы формирования структуры

справочников (словарей) и специфику их заполнения. Прежде

всего необходимо правильно заполнить словари "номенклатор" (в

нем находятся данные по товарноматериальным ценностям) и

"организации. Отв. Лица". Это значительно облегчает работу,

обеспечивает корректность обработки информации и позволяет в

будущем получать детализированные отчеты по интересующим нас

признакам.

Для задания структуры "номенклатора" необходимо

определить, по каким признакам будут формироваться ведомости

и отчеты, иными словами, сколько уровней "номенклатора"

следует использовать. Далее определяют количество разделов и

подразделов "номенклатора". Например, если строительная

организация имеет большую номенклатуру материалов, то

разумнее всего в качестве разделов задать виды материалов

(например, "пиломатериалы"), а в качестве подразделов -

подвиды (например, "брус", "вагонка"...). В Качестве позиций

"номенклатора" следует ввести непосредственно материалы с

указанием сортов и марок. При таком построении мы сможем по-

лучать детализированный отчет, к примеру, о расходовании

материалов по их видам или подвидам. Обратите внимание на

то, что при занесении разделов, подразделов и позиций в

"номенклаторе" не рекомендуется переходить между полями

клавишей "enter". В этих формах присутствуют переключатели,

которые определяют доступность или недоступность данных

позиций в хозяйственных операциях и при выписке товарных

документов.

Задание структуры словаря "организации. Отв. Лица"

сводится к определению количества разделов контрагентов.

Так, если круг контрагентов фирмы ограничен, целесообразно

завести такие разделы, как "поставщики", "покупатели" и т.Д.

В противном случае, если вы работаете с большим количеством

контрагентов, можно задать такие разделы, как "покупатели от

а до з", "покупатели от и до п" и т.Д. Соответственно в

разделы заносятся контрагенты с мнемокодом, начинающимся с

определенной буквы алфавита. При заполнении словаря

"организации. Отв. Лица" необходимо учитывать тот факт, что

ответственное лицо может перестать им быть, т.Е. В позицию

"мнемокод" можно записать должность (а не фио), а в позицию

"фио" соответственно фио (например, "мнемокод": - "склад"

"фио": - "иванов иван иванович").

Если вы хотите, чтобы название организации, в которой

вы работаете, всегда располагалось в самом начале списка

(что в повседневной работе чрезвычайно удобно), необходимо

перед названием компании внести пробел (в остальных случаях

пробел не ставится). Можно также завести раздел "мы" или

"наши организации", куда занести свою организацию, филиалы и

т.Д. Это целесообразно в случаях, если у организации открыто

несколько расчетных счетов.

Заводить словари, касающиеся материально-ответственных

лиц (мол) также необходимо, учитывая потребность в полу-

чении нужных отчетов. Например, у вас есть несколько складов

и на каждом несколько мол. В таком случае стоит занести

названия складов в названия разделов ("склад1", "склад2"), а

в каждом разделе завести относящихся к конкретному складу

мол. При таком структурировании всегда можно будет получать

отчеты как по каждому конкретному складу, так и по каждому

мол.

Необходимо учесть, что в отличие от dos-продуктов в

системе "парус 7.1" под windows практически во всех учетных

регистрах и словарях реализована каталоговая структура

данных, так как за счет этого полностью сняты ограничения на

число уровней словарей. Поэтому рекомендуем вам при

использовании системы "парус 7.1" распределять данные так,

чтобы в каждом из каталогов находилось обозримое (на одном

экране), но не слишком малое количество записей. Как

показывает опыт, такое размещение наиболее удобно и

эффективно с точки зрения быстродействия системы.

При заполнении позиций словарей должны соблюдаться

единые правила ввода информации. В частности, так как

система распределяет вводимую информацию в алфавитном

порядке, очень важно, чтобы названия организаций вносились

исключительно с прописной или строчной буквы.

При работе с системой всегда пользуйтесь словарями.

Иначе при внесении данных вручную, например при фиксировании

субъектов хозяйственных операций в полях "от кого", "кому",

вы рискуете ошибиться в написании, в результате чего можете

получить раздвоившиеся строки в ведомостях аналитического

учета. Учтите, что такого риска нет при использовании

системы "парус 7.1" под windows, так как соответствие данных

и значений словарей контролируется автоматически, т.Е.

Система не позволит ввести данные, которых нет в словарях.

Работа по определению структуры словарей трудоемкая,

но вместе с тем творческая. Результаты правильной настройки

в полной мере можно ощутить только при дальнейшей

эксплуатации системы, поэтому при малейших сомнениях в

определении того или иного справочника советуем обратиться

за помощью к опытному специалисту. Оперативную консультацию

вы можете получить по телефонам "горячей линии" нашей

корпорации.

Контактный телефон (095) 792-53-82.