Новости

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии.

Единая технологическая платформа учета.

Часто приходится слышать о том, что программных продуктов, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, которые бы в полной мере отвечали потребностям пользователей, на сегодня практически нет. Существует и другое мнение: проблема заключается не в программном обеспечении, которое создается для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и бухгалтерского учета на нем, а прежде всего в самих поль- зователях. Таким образом, мнение одной стороны - "плохие программные продукты", мнение другой - "плохие поль- зователи программных продуктов".

Покупка программного продукта подчас ассоциируется у пользователя с приобретением "волшебной палочки" - деньги заплачены, система установлена, а дальше все произойдет само собой. Для того чтобы избежать эффекта "обманутых ожиданий", следует четко представлять, что предприятие заказчика должно получить в результате внедрения программного продукта. Исходя из этого выстраиваются и формально описываются конкретные пожелания конечных пользователей. Лишь в этом случае есть шанс подобрать для себя на рынке программных продуктов именно тот, который будет наиболее соответствовать особенностям хозяйственной деятельности данного предприятия. Кроме того, существует такой показатель, как отношение стоимости затрат, произведенных на внедрение программного продукта, к стоимости самого продукта. Численные значения этого показателя изменяются в диапазоне от 1 до 12 - в зависимости от страны. Это значит, что затраты на внедрение могут в 12 раз превышать стоимость самого программного продукта.

Разумеется, такой коэффициент существует и в россии, являясь определенным индикатором и показателем для нашего рынка. Правда, его значение колеблется не в столь широких пределах и составляет 1 -3, что объясняется спецификой отечественной практики.

При попытках внедрить программное обеспечение у себя на предприятии многие организации впервые с удивлением сталкиваются с таким понятием, как "технология внедрения". Когда нет практического опыта решения подобных проблем, кажется, что внедрение - достаточно очевидный и легкий процесс. На самом деле это далеко не так. Экономия на внедрении оборачивается в конечном счете упомянутым эффектом "обманутых ожиданий".

Следует отметить практику введения в нашей стране тендерной системы, что особенно актуально для крупных предприятий.

* * *

Компания "r-style trust" разрабатывает единую технологическую платформу учета (етпу) для каждого конкретного предприятия с учетом его специфики. Это методология трансформации процесса бухгалтерского учета, которая позволяет формальными методами описать состояние учетного процесса по схеме "как есть" и - что самое главное - перейти к схеме "как должно быть".

Продуктом учетного процесса является бухгалтерская отчетность, а ее конкретных потребителей можно разделить на четыре группы. К первой относятся представители самого предприятия, как правило, это - высший управленческий персонал. Вторая группа - это контролирующие органы: налоговая служба, внебюджетные фонды и др. В третью группу потребителей результатов учетного процесса входят инвесторы и кредиторы. Четвертую группу составляют владельцы и собственники предприятия.

Трансформируя учетный процесс на предприятии, методология етпу способствует решению следующих задач:

создание технологии формирования первичных данных;

коррекция методологии ведения бухгалтерского учета на предприятии;

адаптация и настройка программного продукта под специфику учетного процесса данного предприятия;

конфигурирование аппаратных средств, на которых будет функционировать программный продукт.

Рассмотрим эти задачи подробнее.

Методология етпу предполагает описание всей совокупности хозяйственных операций предприятия и соответствующих им первичных документов,

далее определяется круг задач, связанных с документооборотом и вопросами его оптимизации. Приведем пример из практики компании "r-style trust".

Как правило, данные по отгрузке товаров со склада готовой продукции отражаются параллельно: в одном из секторов центральной бухгалтерии предприятия и в отделе реализации. Поскольку источник формирования первичных данных один - склад готовой продукции, можно ожидать, что в названные подразделения предприятия попадет одна и та же информация. Однако когда перед обоими подразделениями ставится задача подготовки одинакового отчета (допустим, об отгруженной в конкретный регион продукции по определенным номенклатурным позициям за какой-либо период в стоимостном и натуральном выражении), в одном случае из трех цифры в отчетах не совпадают. Таким образом, бумажное дублирование информации содержит потенциальный риск искажения учетных данных.

Когда технология формирования первичных данных отлажена, возникает следующая задача: методически правильно отобразить первичные данные по учету. Если речь идет об учетном процессе, где имеется четыре группы потребителей, (пользователей), следует отметить, что требования каждой из этих групп к выходным результатам учетного процесса существенно отличаются друг от друга. Так, топ-менеджерам предприятия принципиально важно получить информацию, позволяющую оперативно и адекватно принимать управленческие решения. Для производственного предприятия, например, большое значение имеют сведения о состоянии производственного процесса, показателях реализации готовой продукции, обеспеченности производства необходимыми ресурсами и т.П. Управленческие решения вырабатываются не по статическому срезу информации, а по некоей дельте - динамике, причем текущее состояние оценивается как разница между плановыми и фактическими показателями.

Совершенно иные требования к результатам учетного процесса предъявляют контролирующие органы. Им не важно, чем и как обеспечено производство, - в зону их пристального внимания попадают данные об объеме реализации продукции и выручке, которую предприятие за эту реализацию получает, а также о том, какие суммы предприятие относит себе на себестоимость и на затраты. Причины такого подхода очевидны.

Требования к результатам учетного процесса у разных групп пользователей существенно различаются, поэтому, когда в рамках етпу говорится о коррекции методологии бухгалтерского учета на предприятии, прежде всего подразумевается предоставление максимума необходимой информации с учетом интересов всех четырех групп поль- зователей.

Не менее важно обеспечить полноту и правильность полу- чения информативных показателей для руководства предприятия. Если эти данные искажены или не отражают текущее состояние дел, предприятие становится неуправляемым. Потеря управления влечет за собой банкротство предприятия.

От того, насколько точно и адекватно в программном продукте будут воспроизведены технология формирования первичных данных и методология ведения учета, зависит, будет ли реализована схема "как должно быть". Следовательно, возникает конкретная задача настроить и адаптировать программный продукт.

Для создания етпу на предприятии заказчика используется программный продукт rs-balance, разработанный компанией "r-style software lab." Этот комплекс полностью соответствует требованию инструментальности, другими словами, присущая ему гибкость позволяет адаптировать rs- balance к технологии формирования первичных данных и методологии ведения учета на предприятии. При создании rs- balance был использован менеджер записей btrieve, а сам продукт написан на языке с++ и обособлен от программ, выполненных с использованием dbf-форматов. Это важно, потому что для крупных предприятий, на которых скапливаются большие объемы информации, достаточно велик риск потерять информацию вследствие разрушения базы данных. Кроме того, большое значение имеет скорость доступа к этим данным.

btriЕve такие проблемы практически сводит к нулю.

rs-balance Является именно тем продуктом, который позволяет реализовывать решения по схеме "как должно быть".

Адаптация и настройка программного продукта "под заказчика" проводятся в офисе компании "r-style trust". Для этого созданы все необходимые условия. Располагая технологией формирования первичных данных и скорректированной (согласованной с заказчиком) методологией ведения учета на предприятии, специалисты компании фактически моделируют учетный процесс предприятия на rs- balance. Делается это посредством разработки и тестирования контрольных примеров.

Таким образом, на предприятие поставляется уже не дистрибутив системы, в классическом понимании этого слова, а практически настроенный автоматизированный комплекс rs- balance. Это означает, что в систему внесены рабочий план счетов предприятия и необходимые аналитические поля, описаны типовые бухгалтерские проводки, которыми пользуется предприятие, частично сформированы и заполнены справочные базы данных и т.П.

Когда система настроена, последним пунктом создания единой технологической платформы учета на действующем предприятии является конфигурирование аппаратных средств, на которых будут функционировать приложения пользователей.

Методология етпу не рассматривает собственно приобретение средств вычислительной техники - ее задача значительно шире. В ходе практической реализации етпу часто возникает отдельно выделенный проект (проекты) по конфигурированию аппаратных средств. Подобные задачи появляются, если у предприятия-заказчика, например, административная и складская площадки удалены друг от друга, когда оно имеет филиалы и т.Д. Можно абсолютно правильно ответить на вопрос, что учитывать и как, можно иметь полностью настроенный rs-balance, но если программный продукт не в состоянии функционировать на реальных технических средствах, етпу в конечном счете не решит основной своей задачи, и предприятие не получит учетного процесса по схеме "как должно быть". Предприятии заказчика.

С целью получения схемы "как есть" на предприятии проводится системное обследование учетного процесса, и по его итогам составляется документация, в которой подробно описан весь учетный процесс. Затем согласно целям и задачам проекта специалистами компании составляются различные версии схемы "как должно быть", которые далее обсуждаются и утверждаются совместно с заказчиком. Полученные решения тщательным образом протоколируются, после чего переносятся на программный продукт. Данный этап в процессе создания етпу очень важен, поскольку именно в этот момент особенно хорошо видны решения, которые программный комплекс не поддерживает.

Поскольку любая организация имеет собственную специфику хозяйственной деятельности, то для каждого предприятия могут быть решения, не реализованные в системе. Обычно они выносятся в отдельные субпроекты, в рамках которых осуществляются постановка задачи, доработка и b- тестирование программной реализации таких решений, после чего выполняется их "довнедрение".

Следует отметить, что создание и внедрение на предприятии етпу не является проектом автоматизации, единая технологическая платформа учета - это прежде всего технология трансформации учетного процесса.

А. Кирьянов,

генеральный директор компании "r-style trust"